Наемане на първи служител 2026: документи, срокове и разходи за работодателя

Документи, които събирате преди договора

Списъкът е фиксиран в Наредба № 4 от 1993 г. за документите, необходими за сключване на трудов договор. Работодателят няма право да изисква повече от него, но и не може да пропусне задължителните:

• ✓Документ за самоличност — само се проверява и се връща веднага. Не правете копие „за досието“ без основание по GDPR; достатъчно е да запишете данните в договора.
• ✓Документ за образование, специалност или правоспособност — само когато длъжността го изисква (счетоводител, шофьор, електротехник). За продавач или офис асистент диплома не е задължителна.
• ✓Документ за трудов стаж по специалността — ако длъжността изисква определен стаж. От 2025 г. стажът се проверява през електронния трудов запис, а не по хартиена книжка.
• ✓Медицинско свидетелство — при първо постъпване на работа и след прекъсване на трудовата дейност над 3 месеца. Издава се от личния лекар; за някои професии (храни, деца) се изискват допълнителни прегледи.
• ✓Свидетелство за съдимост — само когато закон или наредба го изисква за длъжността (материално отговорни лица, охрана, работа с деца). За обикновена позиция не го искайте.
• ✓Разрешение от Инспекцията по труда — само за лица под 18 години.

Хартиена трудова книжка вече не се изисква. От 1 юни 2025 г. тя е заменена от единния електронен трудов запис — регистър в НАП, в който работодателят вписва постъпването, промените в заплатата и длъжността, отпуските и прекратяването. Старите книжки се приключват със стажа до 31 май 2025 г. и се връщат на служителите срещу подпис до 1 юни 2026 г. Ако новият ви служител носи книжка, тя е за негово ползване — не я прибирайте в досието.

Трудов договор, уведомление до НАП и длъжностна характеристика

Договорът е задължително писмен и съдържа минимума по чл. 66 КТ: страни, място и характер на работа, дата на сключване и начало на изпълнение, срок, отпуск, предизвестие, основно и допълнителни възнаграждения, продължителност на работния ден. Готов образец с всички реквизити има в трудов договор — образец. При първи служител най-често се използва договор със срок за изпитване до 6 месеца (чл. 70 КТ) — той е безсрочен, но позволява прекратяване без предизвестие в полза на страната, за която е уговорен.

След подписването започва най-стриктният срок в цялата процедура: уведомлението по чл. 62, ал. 5 КТ се подава в НАП в 3-дневен срок от сключването на договора — електронно, с електронен подпис, или на хартия в офиса на НАП. Служителят може да започне работа едва след като е получил екземпляр от договора и копие от завереното уведомление (чл. 63 КТ). Проверка от Инспекцията по труда на първия работен ден без заверено уведомление е класическият сценарий за глоба от 1 500 до 15 000 лв. (€766,94 – €7 669,38) по чл. 414, ал. 3 КТ — за работодател, който е допуснал служител на работа без договор или без уведомление.

Длъжностната характеристика се връчва срещу подпис при сключването на договора (чл. 127, ал. 1, т. 4 КТ). Не е формалност: при спор за дисциплинарно уволнение или за задължения на служителя тя е документът, който съдът чете пръв. Заедно с нея служителят подписва начален инструктаж по безопасност (Наредба № РД-07-2/2009 г.) — задължителен за всяка длъжност, включително в офис.

Осигуровки, декларации обр. 1 и 6, срокове

Първият служител задейства месечен цикъл, който повече не спира, докато има нает:

• 1Ведомост за заплати — начисляване на брутото, удържане на 13,78% осигуровки и 10% данък от служителя, начисляване на 18,92% осигуровки за сметка на работодателя. Служителят получава фиш.
• 2Декларация обр. 1 — данни за осигуреното лице (дни, доход, вноски) и декларация обр. 6 — общо дължимите вноски и данък от работодателя. Подават се в НАП електронно до 25-о число на месеца, следващ месеца на заплатата.
• 3Плащане на осигуровките и данъка — също до 25-о число на следващия месец, по сметките на НАП. От 2026 г. — в евро.
• 4Минимален осигурителен доход — заплатата не може да е под МРЗ €620,20 при пълно работно време, а за много длъжности важи и по-висок минимален осигурителен праг по икономическа дейност (от 1 август 2026 г. — по новите таблици към ЗБДОО). Максималният осигурителен доход е €2 300.

Първите 3 работни дни от болничен са за сметка на работодателя (70% от среднодневното брутно възнаграждение), от 4-ия ден обезщетението поема НОИ; работодателят подава данните за болничния електронно. Подробно в изчисляване на болничен.

Колко реално струва служителят: пример

Брутната заплата не е разходът на фирмата. Отгоре идват 18,92% осигуровки за сметка на работодателя (пенсионен фонд, ОЗМ, безработица, трудова злополука, здравно осигуряване, ДЗПО за родените след 1959 г.). Две заплати за сравнение — минималната и €1 000:

Годишно първият служител на минимална заплата струва €8 850,48 само по ведомост. Добавете еднократните и годишните разходи на работодателя: обслужване от служба по трудова медицина (обикновено €30–60 на служител годишно по наблюдения на кантората), медицински преглед, оборудвано работно място, и — най-важното — 20 работни дни платен отпуск, през които плащате същата заплата без работа. За произволна сума използвайте калкулатора за заплата; за нетно от бруто при СОЛ — калкулатора за осигуровки.

Трудова медицина, оценка на риска и декларация по чл. 15 ЗЗБУТ

Това е частта, която собствениците най-често научават от Инспекцията по труда. Законът за здравословни и безопасни условия на труд (ЗЗБУТ) не прави разлика между един и сто служители:

• ✓Служба по трудова медицина (чл. 25 ЗЗБУТ) — договор с регистрирана СТМ, която прави оценката на риска, следи здравното състояние и дава предписания. Задължителна от първия служител.
• ✓Оценка на риска за всяко работно място и инструктажи — начален, на работното място, периодичен — с книги за инструктаж.
• ✓Декларация по чл. 15 ЗЗБУТ към Инспекцията по труда — подава се еднократно от нов работодател в срок до 30 април на годината, следваща годината на започване на дейността, и след това само при промяна на данните.
• ✓Група по условия на труд (ГУТ) — само при 5 до 50 работещи (чл. 27 ЗЗБУТ); при първия служител не е необходима. Над 50 се създава комитет (КУТ).

При дистанционна работа задълженията остават, но се изпълняват по правилата за работа от разстояние — вижте работа от разстояние: данъци и задължения на работодателя.

Чеклист: първите 30 дни като работодател

1. Събрани документи по Наредба № 4 — лична карта проверена, медицинско, диплома/съдимост само ако се изискват.
2. Подписан писмен трудов договор с всички реквизити по чл. 66 КТ; длъжностна характеристика — връчена срещу подпис.
3. Уведомление по чл. 62, ал. 5 КТ — подадено в НАП до 3 дни; копие от завереното уведомление и екземпляр от договора — връчени на служителя преди първия работен ден.
4. Вписване в единния електронен трудов запис в НАП.
5. Начален инструктаж — проведен и документиран; договор със служба по трудова медицина; оценка на риска.
6. Ведомост за първия месец; декларации обр. 1 и 6 и плащане на осигуровките и данъка — до 25-о число на следващия месец.
7. Заявление за банкова сметка за заплатата или уговорка за плащане в брой (при спазване на лимита по ЗОПБ).
8. Декларация по чл. 15 ЗЗБУТ — в календара за 30 април следващата година.

Ако служителят е и вие самият — тоест управителят на ЕООД решава да се самонаеме — сравнете първо трудовия договор с алтернативите в дивидент или заплата: за собственика трудовият договор рядко е най-евтиният вариант.

Информацията е с общ характер и не замества консултация по конкретния случай. Минималните осигурителни прагове по дейности се променят в рамките на годината — проверявайте актуалната таблица към ЗБДОО.

Често задавани въпроси

Свързани страници