Кога се издава проформа фактура
Проформа фактурата е искане за плащане, оформено като фактура. Издавате я, когато искате клиентът да плати авансово, преди да сте доставили стоката или услугата — за нова поръчка, за абонамент за следващия месец, за 50% аванс по проект. Тя показва какво ще получи клиентът, колко струва и по коя сметка да плати. Второто ѝ приложение е като „оферта с цифри“ — приложение към договор или потвърждение на поръчка.
Юридически проформата не съществува в ЗДДС. Данъчни документи по чл. 112 са фактурата, известието към фактурата и протоколът — и нищо друго. Затова изискванията към реквизитите по чл. 114 не важат за нея, тя не се включва в дневниците за продажби и покупки, не поражда ДДС за плащане и не дава право на данъчен кредит. Не е и първичен счетоводен документ: нито вие отчитате приход, нито клиентът — разход.
Данъчното събитие идва с парите. В момента, в който авансът постъпи по сметката ви, ДДС става изискуем върху получената сума и в срок до 5 дни трябва да издадете истинска фактура (чл. 113, ал. 4 ЗДДС). Най-честата грешка е точно тук — проформата остава „вместо“ фактура, а данъкът се декларира със закъснение. Образецът по-долу е направен така, че да изглежда като фактура за клиента, но да е невъзможно да бъде объркан с нея.
Реквизити на проформата
Законът не предписва съдържание. Практиката е проформата да повтаря структурата на фактурата, за да може счетоводството на клиента да я обработи, плюс три елемента, които я отличават:
| Реквизит | Какво съдържа | Основание / бележка |
|---|---|---|
| Заглавие „ПРОФОРМА ФАКТУРА“ | едро, на видно място; под него текст „Не е данъчен документ по смисъла на чл. 112 ЗДДС“ | чл. 112 ЗДДС — отличава я от фактурата |
| Номер и дата | отделна серия (PF-0001), различна от поредната номерация на фактурите; дата на издаване | чл. 78 ППЗДДС важи само за фактурите |
| Доставчик | наименование, ЕИК, адрес, ДДС номер (ако има), банкова сметка IBAN и банка | както във фактурата |
| Получател | наименование, ЕИК/ЕГН, адрес, ДДС номер | както във фактурата |
| Предмет | описание, количество, единична цена, стойност; при аванс — „авансово плащане [процент]% по договор/оферта № [номер]“ | определя за какво е плащането |
| Данъчна основа, ДДС, общо | информативно — 20% или 9%, или „без ДДС, чл. 113, ал. 9 ЗДДС“ за нерегистрирани лица; обща сума за плащане в евро | ДДС става изискуем едва при плащане/доставка |
| Срок и условия за плащане | „платима до [дата]“, „валидна до [дата]“; какво се случва след срока (цената не е гарантирана) | по преценка на издателя |
| Бележка за фактурата | „Фактура се издава в срок до 5 дни след постъпване на плащането“ | чл. 113, ал. 4 ЗДДС |
Проформа фактура срещу фактура — 5 разлики
| Критерий | Проформа фактура | Фактура |
|---|---|---|
| Правен статут | не е данъчен документ; не е първичен счетоводен документ | данъчен документ по чл. 112 ЗДДС и първичен документ по чл. 6 ЗСч |
| Кога се издава | преди плащане/доставка, по преценка | задължително до 5 дни от доставката или от получения аванс (чл. 113) |
| Реквизити | свободни | задължителни по чл. 114 ЗДДС, десетразряден пореден номер |
| ДДС и дневници | не се включва в дневниците; не поражда данък; не дава данъчен кредит | в дневника за продажби на издателя и за покупки на получателя; право на данъчен кредит по чл. 71 |
| Осчетоводяване | не се осчетоводява; прилага се към банковото извлечение | приход/вземане при издателя, разход/задължение при получателя |
Пълният списък с реквизити на фактурата и попълнен пример — в фактура — образец и задължителни реквизити.
Образец — попълнена проформа фактура за аванс
ПРОФОРМА ФАКТУРА № PF-[номер]
Дата на издаване: [дата] · Платима до: [дата] · Валидна до: [дата]
Не е данъчен документ по чл. 112 ЗДДС
Доставчик
„[Наименование]“ ЕООД
ЕИК: [ЕИК]
ДДС №: BG[ЕИК]
[седалище]
IBAN: [IBAN], [банка]
Получател
„[Наименование на клиента]“ ООД
ЕИК: [ЕИК]
ДДС №: BG[ЕИК]
[адрес]
| Описание | Кол. | Ед. цена | Сума |
|---|---|---|---|
| Авансово плащане 50% по договор за изработка на уебсайт № [номер]/[дата] | 1 | €2 000,00 | €2 000,00 |
Основание за плащане: „Проформа PF-[номер]“. Фактура се издава в срок до 5 дни след постъпване на плащането (чл. 113, ал. 4 ЗДДС). Цените са валидни до посочената дата. Съставил: [три имена], [телефон], [имейл].
Ако не сте регистрирани по ДДС, редът с ДДС отпада и вместо него се пише „Без начислен ДДС — чл. 113, ал. 9 ЗДДС“, а общата сума е €2 000,00. Проверка на ДДС статута на клиента — с проверка на ДДС номер; изчисление на ДДС върху всяка сума — с калкулатора ДДС.
Какво става след плащането — стъпка по стъпка
Чести грешки
- Проформата остава „вместо“ фактура. Клиентът е платил, а фактурата не е издадена в 5-дневния срок — ДДС се декларира късно, с лихва, а клиентът няма право на данъчен кредит.
- Осчетоводена проформа. Счетоводителят на клиента я записва като разход или я включва в дневника за покупки. При ревизия данъчният кредит се отказва и се начисляват лихви.
- Обща номерация с фактурите. Проформа с номер 0000000126 „изяжда“ поредния номер и оставя дупка в десетразрядната номерация, която НАП пита за какво е.
- Фактура преди плащането „за удобство“. Фактура за аванс се издава след получаването му (чл. 113, ал. 4); издадена предварително, тя създава ДДС за плащане за пари, които може никога да не дойдат. За това е проформата.
- ДДС в проформа на нерегистрирано лице. Ако не сте регистрирани по ЗДДС, редът с ДДС подвежда клиента и той може да поиска възстановяване на сума, която не дължи. Проверете си статута: регистрация по ДДС.
- Без срок на валидност. Клиентът плаща след три месеца по стара цена, а вие сте длъжни да доставите — проформата е оферта, която сте приели с получаването на парите.
Често задавани въпроси
Проформа фактурата данъчен документ ли е?
+−
Не. Данъчни документи по чл. 112 ЗДДС са само фактурата, известието към фактура и протоколът. Проформата не се включва в дневниците по ЗДДС, не дава право на данъчен кредит и изискванията за реквизити по чл. 114 не се прилагат към нея.
Осчетоводява ли се проформа фактурата?
+−
Не. Тя не е първичен счетоводен документ и не поражда нито приход при издателя, нито разход при получателя. Осчетоводява се едва фактурата, издадена след плащането или доставката. Проформата се пази само като приложение към плащането.
В какъв срок се издава фактура след плащане по проформа?
+−
До 5 дни от датата на получаване на авансовото плащане (чл. 113, ал. 4 ЗДДС). Фактурата се издава за получената сума, а при окончателната доставка — за остатъка, с приспадане на аванса.
Може ли клиентът да ползва данъчен кредит по проформа?
+−
Не. Правото на данъчен кредит по чл. 71 ЗДДС изисква данъчен документ, издаден по реда на закона. Ако клиентът е платил по проформа и не е получил фактура в срок, губи правото си, докато фактурата не пристигне.
Трябва ли проформата да има номер?
+−
Законът не изисква, но номер е нужен за проследяване на плащанията. Използвайте отделна серия (например PF-0001), различна от десетразрядната поредна номерация на фактурите по чл. 78 ППЗДДС — така проформите не пробиват в поредността на данъчните документи.
Искате готов .xlsx шаблон?
Проформа и фактура в един файл с автоматично ДДС — по имейл в рамките на работния ден, безплатно.
Източници
Закон за данък върху добавената стойност, чл. 25 (данъчно събитие и изискуемост при аванс), чл. 71, чл. 112, чл. 113, ал. 4 и ал. 9, чл. 114; Правилник за прилагане на ЗДДС, чл. 78; Закон за счетоводството, чл. 6. Проверено на 7 септември 2026 г.
Важно
Информацията е с общ характер и не замества индивидуална консултация. При доставки към клиенти в ЕС и извън него правилата за момента на изискуемост на ДДС при аванс са различни.